ToDoが整理しきれなくなったのでルールを再設計した


ToDo管理はToodledoで行っていたのですが、タスクが600個になって管理しきれなくなり、放置状態になっていたので、ゼロからやり直すことにしました。

全タスクをエクスポート

Toodledoのいいところのひとつは、エクスポートが充実していることです。エクスポート画面を見るといろいろなファイル形式が用意されています。

Toodledoエクスポート画面

csvでいったん全タスクをエクスポートして、手元で開けることを確認。これは綺麗さっぱり全部消すのが怖かったから、念のための措置です。その後、webに残っていたタスクを全消ししました。空っぽ。すっきり。

csvをExcel上で整理しなおしてwebに戻すことも考えたのですが、整理しきれそうにないので、完全にゼロからやり直すことに。

再設計に当たっては、なぜか手書きで課題を考えてみました。

手書きメモ

設計の前提

時間というのは直列で、基本的には一度に一つのことしかできません。なので、ToDoの処理はすべて直列で並ぶ、というのがGTDでも大事なところです。問題はその順番をどうやって決めるかです。

Toodledoでは自動計算される「重要度 importance 」によって順番を提案してくれます。これが機能するように「期限 due date 」や「優先度 priority 」をうまく調整することができれば、空き時間に何をするか、明確にできるはずです。

Contextには「実行に必要なツール」

Toodledoの(そしてGTDの)「コンテキスト context」欄は「実行できる条件」を書く欄です。これまではMac、iPhone、外出などの条件を混ぜていましたが、Toodledoのcontextは1つのタスクに1つだけしか選択できないので、少々不便な部分もありました。

今後は「実行に必要なツール」をContextに置くことにします。「Mac」「Windows」「iPhone」「web」の4つです。それ以外のものはとりあえず「No Context」に置くことにします。

これまで設けていた「家」「外出」というContextは、「場所 location 」に移すことにしました。LocationはスマホのGPSと連携できるのですが、今のところ、「家」と「外」の2つだけにしておきます。職場のタスクはRememberTheMilkに置いているので、当面必要がありません。

これらの条件を「保存された検索 saved search」を使って複合的にコンテキストとして使えるようにします。「Mac×家×15分」のような感じです。

所要時間を分類

「所要時間」はこれまであまり使っていませんでしたが、電車の移動中にできるタスクと自宅でじっくりできるタスクは違っています。ただ、正確な時間見積は面倒なのも事実です。

そこで、「2mins」「15mins」「30mins」「60mins」の4つに分類することにしました。入力時の判断を最小にするためです。これはシステム的には用意されていないので、使う私の方で習慣化することにします。

終了の曖昧なタスクが入り込む

「思いついたことをとりあえず書き込む」のは取りこぼしを防ぐためなのですが、それをやっていると終了条件の曖昧なタスクが入り込みます。「○○を検討する」などです。これが増えてくると作業内容がぼやけ、だんだん積み上がっていきます。

明確化のために、新規タスクを作る際の初期ステータスを「planning」にしました。planningのステータスが付いているタスクは、精査してサブタスクに落とし込む、というルールにします。

期限が曖昧なもの

Toodledoではあまり解決できそうにない(が適切な代替ソフトも思いつかない)のが、期限と実行時間の問題です。

たいていのタスク管理サービスでは「期限」だけが存在し、Googleカレンダーへの連携がある場合、期限が表示されるのが普通です。これだと、期限間際になってタスクの存在を意識する、という事件が発生します。

Toodledoのように「ちょっとわかってる」タスク管理になると、開始日が別に分けられています。「○日以降でないと実行に移せない」タスクを処理するためです。Toodledoは開始日から期限までの予定としてGoogleカレンダーに出力します。「実行可能なタスクを洗い出す」というGTDの思想には合っているかもしれません。

私が期待しているのは、実行する予定を決めてしまうことです。そうなると、開始可能日、期限のほかに「実行日時(それも開始〜終了まで)」が必要になります。あまりこういうサービスはありません。

これはGTD的には「カレンダー側」の役割になっています。そうなるとGoogleカレンダーに「ここでこれをやる」とタスクを割り当てていくことになりますが、タスク管理サービスに連携することが一手間あります。

以前に記事にしたことがあるのですが、Googleカレンダーに書き込んだものがそのままタスクになるサービスもいくつかあります。

  • GQueues
  • Doit.im
  • Nozbe

私が知る限りこの3つがGoogleカレンダー→タスク管理の連携が可能です。が、使い勝手などの面でToodledoが気に入っていることもあり、今は移すつもりはありません。GQueuesなんかは前職で使って役に立ってくれてましたが。

同様にOmniFocus2が、作業するタイミングを確保できるという噂がありますが、確かめていません。前職ではWindowsでの管理が中心だったせいです。

今は職場でのタスクはRememberTheMilkで足りているし、Mac中心の生活になったのでOmniFocus2でもいいのですが、新規投資は今は避けたいと思っています。OmniはiPhone版も含めると決してお安くないです……。

というわけで、今はToodledoでは実行日は管理できていません。Googleカレンダーとこまめにやりとりするしかないかな。

ブログの更新を記事単位で管理する

これまで、記事単位での管理はしていませんでした。あっても「ブログ更新」程度の書き方をしていたのですが、でも管理した方がいいなー、と思ったので、今後は「記事更新」の下にサブタスクで記事タイトルのタスクをつけようと思います。

今の生活だとブログ更新の重要度が上がっているので。

プロジェクトと日々のタスクの分離

そこで私は佐々木さんの「クラウド時代のタスク管理の技術」に倣ってプロジェクト管理とタスク管理を分ける事にしました。
–via TaskChuteとToodledoを併用しようと決めた理由 | jMatsuzaki

『クラウド時代のタスク管理の技術』の中身を読んでないのに言うのもなんですが、この記事を見たとき妙に納得しました。というのも私は既にプロジェクトとタスクを分離していたからです。

プロジェクトはToodledoで、日々のタスクはMicrosoft ToDoで、買い物リストはWunderlistになっています。今後もこの方針で行こうと思っています。

ルールを明文化する

これらのルールは明文化し、見やすい場所に置いておくことにしました。

そう、Toodledoの中に。

幸い、ToodledoはGTDの思想に倣って「Reference」というステータスが用意されています。このステータスで「ルール: 」という書き出しの項目を作って置いておくことにします。

Toodledoの中に自分ルールを記載

ToodledoにはNotes、Outlines、Lists、Habitsという異なるフェーズが用意されているのに全然使っていません……。今度ちゃんと調べよう。

まとめ

というわけで、Toodledo活用の再出発です。うまくいきますように。

まずはGTDの収集フェーズにそって「やること」をかき出さないと……これが一仕事なんだよな……。

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