会社で人の作った文書を見ていると、デザイン無視というか、文書デザインのことについて、ちゃんと教えてる人がいないんだよなぁ……という印象。別に私だって誰かに教わったわけではないのだが。
文書には「文言」と「デザイン」がある。
さらに文書デザインには二つの要素があると思っていて、一つは「効率」であり、もう一つは「伝達力」である。
■文書更新の機能デザイン
「効率」というのは、文書を作成したり、更新したりする際の作業量を最小にする、という観点。これはソフトの性能を正しく使う、ということでもある。「効率よくデザイン」された文書は、更新しやすく、長期的に利用することができる。（これは文書に限らない、機能的デザインというやつである）。
たとえば改行して頭揃えする際に、テキストファイルだったらスペースを挿入するしかないが、Wordだったらスペースを挿入せずにルーラーのインデント指定を使う方が、後々更新は楽だ。文章を修正するたびに改行位置が変わり、その都度スペースを挿入し直すのは、あまり効率がいいとは言えない。
■重畳化された言語としてのデザイン
一方「伝達力」というのは、文書の見やすさ、読みやすさである。デザインすることによって、情報を多重化し、より明確に伝えることができる。WordでもExcelでもPowerPointでも何でも、基本は同じ。
色と形（位置・サイズ）に意味を持たせる、ということだ。文字が情報を伝えることにさらにプラスして情報を渡すことができる。情報の重畳化だ。
例えば、こんな文書を見たとする。文字玉（□の羅列）は外国語だとでも思ってみて欲しい。
この状態ではチンプンカンプンである。もちろん、外国語なんだから読み取れないのは当たり前だと思うかもしれない。
じゃあ、こんな文書はどうだろうか。
文字玉の数はまったく同じにしてある。ただ文字のサイズ、色、配置を変更しただけだ。しかしこの例では、トップの見出しが全体の内容を告げていることは想像できるし、その下のまとまりはリード文（内容の要旨）だろう。本文が来て、３つの箇条書きがあり、何かの囲み記事で補足がある、というところまでは読み取ることができる。
文字が情報伝達を担うのは確かだが、デザインはそれを助けることができる。
というようなことを社内の人たちが学ぶと、もっと文書作成は楽しくなると思うんだけどなぁ。（文書作成の時間はかかるが）