工場案内にTrelloを導入してみた

先日、会社に大勢のお客様が工場見学に来て下さって、けっこう前から入念に準備をしてきた。私の担当は主に資料作成だったので、プレゼン資料やら、当日のしおりやらいろいろPowerPointで作成していたんだけれどもこれは別の物語、いつかまた、別の時に話すことにしよう。

で、工場案内をするのにいっぺんに大勢のお客様をご案内できないのでグループに分けてそれぞれに案内人を付ける形式となった。私もその案内人の一人となった。工場案内自体は海外営業の仕事をする上で経験したことがあって、やれる自信はあったんだけど、今回はけっこう原稿がきちっと与えられており、内容を網羅しなければならない。その上、複数のグループが一斉に工場を回る都合上、時間配分をきちっとして、決められたエリアを6分30秒で抜けなければならない（この時間は弊社の製造部長がJIT生産方式サイクルタイムの思想で算出した）。

で、与えられたExcelの原稿を、iPadで見やすい形に再編集しようと思った。最初はアナログに名刺カードサイズに印刷しようかと思っていたのだけれど、準備に追われてそこまでの時間的余裕がない。

そこで、iPadでTrelloを使ってみることにした（次点としては、linoも検討した）。

Trelloはカードという単位を使った、ToDo管理ソフト（サービス）ということになるのかな。でもコルクボードの上にカード（というか付箋）を広げる感覚でいえばlinoの方がカードっぽい。Trelloで言う「カード」感覚は、アレだ、Windowsのゲームに入ってるソリテアの「デッキ（カードの山）」に近い。トランプのマークと数字が見えるように一列に並んだデッキを、「ダイヤの９をスペードの10に」というように移して行くのと同じ操作感。

◆Board
一番大きい単位。今回は「20140902工場案内」というボードを作ってみた。

◆list
次の単位はlistで、これがソリテアの「デッキ」に近い。複数のカードから成る。右方向に追加していく。今回は説明する地点名をlistにした。「現場1」「実験室」といった具合。
◆card
これが最小単位。文章でいう「パラグラフ」の感覚。上から下方向に追加していく。今回は説明する内容をカードにした。「2004年から現在の方式にした」「振動装置で機器への影響を調べる」など。ちなみにカードをクリックするとさらに詳細画面が開き、タスクメンバーを追加したり、コメントを追加したりといったことができる（今回は使わない）。

Trelloのwebサイトにアクセスして、「カード」にExcelからコピーしたテキスト原稿を貼り付ける。改行付きのテキストを貼り付けると、親切なことに「パラグラフごとにカードを分割しますか？」と訊いてくれる。Yesにすれば、パラグラフごとに分割されたデッキの出来上がりだ。

今回は説明の時間制限もあったので、llistのタイトルに180secのように制限時間を追記しておいた。ここまでやるのに30分とかからない。操作も直感的でわかりやすい。

で、現場ではiPadを見ながら説明をした。webとまったく同じ操作感覚・画面で使えるのが非常にいい。webに入力した内容がiPadに反映されるのもけっこう早い。
さくさくと画面を見ながら説明でき、地点から地点への移動もスムーズ。結果的に非常によかった。これはなかなか、場面によってはうまくハマるアプリかも。

今回は話す内容の整理みたいなことに使ったけれど、ToDo管理としても見やすく直感的に整理ができそう。複雑で大量のToDo管理を優先順位つけながら処理整理するのには向いていないかもしれないけれど、比較的シンプルなミッションで頭を整理したいとき、情報を書き出したいとき、そしてiPadで持ち運んでそれを見ながら何かやる場合には使いやすい。サクサク動いていいサービスでした。