(ほんのり43folders的)書類処分システム

最近、会社で独自の書類管理システムを試行している。43foldersと呼ばれているタスク処理方式を、保管書類に応用したもの。雑多な書類を基本的にすべて「保管期限」で分類する。デスクの一番下の引き出しには12個のフォルダ(というか仕切り)が入っており、「保管期限:9月末日」から「保管期限:8月末日」まである。書類を保管する段になったら、まとめて12のうちのどこかのフォルダに入れる。例外は「永久保管」だ。これはまた別に保管場所を決める。
すると、あらゆる書類は「永久」でない限り、1年以内に保管期限が来ることになる。期限が来たら書類をチェックし直し、必要なものは期限を延長する。不要なものは捨てる。処理が終わったフォルダは引き出しの一番手前に入れて、来年の「保管期限:○月末日」になる。つまり、一年以上先の保管書類はない。すべての書類は1年以内に「保管を続けるか否か」のチェックを受ける。
この方式のメリットは「常に書類を処分し続けることができる」ことにある。保管することを考えると書類は膨大になるが「可能な限り処分する」ことを念頭に毎月チェックをすることで、保管書類のシェイプアップができると期待している。
デメリットは検索性が低いこと、特定のテーマで書類を探し出すのが難しいこと。たとえば「議事録」をまとめて読みたいと思っても、保管期限がバラバラなので探し出すのは手間がかかる。これについては、ラベルで見出しをつけるとか、付箋紙で見出しを付けるとか、同じ色のクリアフォルダに入れるとか、何か別の対策を練る。そもそも、議事録のような連続性の高い書類は、この方式には合わない(まとめておけばどうせ書類作成日付順に整理されるんだから、保管期限も明らか)。
検索性が低いのは、こりゃもうどうしようもない。とはいえ、原則的に今月発生した書類は「保管期限」で来月か再来月を探せば、ほとんど見つかる。書類の全体数が多くないので、付箋などで適切な見出しをつけていけば、そう難儀することもないはずだ。
あと、すべての書類はクリアフォルダに入れてから、引き出しに入れることにしている。ペラペラの書類を引き出しに入れておくと、破損しやすいし、あまり気持ちのいいものではない。厚みのある書類の束は、検索しているだけで1枚ずつ破損してしまう。そうならないためにも、また見出しを付けたりしやすいようにも、クリアフォルダに入れることにした。アスクルで100枚700円程度。安いと思うか高いと思うかは人それぞれ。
この方式が十分にメリットがあるようなら、会社の他の人にも広めていこうかな。

(ほんのり43folders的)書類処分システム

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です