無料のナレッジベースConfluenceとScrapbox

前職で働いていた時から、ずっとナレッジベースが欲しいと思っていた。

ナレッジベースとは

知識、情報を蓄える場、という程度の意味である。仕事をしていると「覚えておかなくちゃ」とか「社内に知っておいて欲しい」ことがたくさんある。社内ルールなどもそうだし、案件の経緯なんかもそれにあたる。

マニュアルや手順書のようなものなら、ファイル化してどこかに置いておくということもできるのだが、そうではなくて何か「もやっとした」知見というのもある。

「何年か前にも似たことがあったけどあれどうやって処理したんだっけ」だったり「あれどこにしまったんだったかなぁ」だったり、そういうこと。

ナレッジベースは、こういう情報を全部ぶっこんでおいて、後から探しやすくしましょう、というものだ。

中小企業では特に、こういう知見が埋もれてしまいやすい。本当はどこか、社内からブラウザでアクセスできるイントラネットとかに、こういうナレッジベースが欲しいところだ。もちろん社員だけが見られるクラウドでもいい。

プライベートでも、家庭内のあれこれを記録しておきたい時がけっこうある。娘のこと、学校のこと、その他。

普通は組織で使うわけだが、家庭内で共有したりするには家人のリテラシーが足りないので、自分一人で使う。

折に触れてナレッジベースを探す私だが、今回はたまたま、ConfluenceとScrapboxという二つのサービスが無料で使えることを知ったので、使ってみることにした。

Confluence

Confluence – 共同でより多くの成果を収める | Atlassian

Atlassian(アトラシアン)は、開発者向けのソフトウェアでは定評のある会社で、そこがConfluenceという、ナレッジベースを提供している。

構成はカチッとした印象。やや複雑そう。

ページテンプレートが多彩で、レイアウトに凝ることもできる。また、社内ブログのような形で情報を流すこともできそうだ。基本、ページを「下書き」として作成し、完成したら「公開」する形になっている。組織内で使うことを考えた構成といえる。

こちらは仕事のメモに使ってみることにした。

しかも最近(2020年3月)10名以下のグループに対してAtlassianのJiraが無料化したらしい。プロジェクト管理として定評のあるJiraだけに、これはちょっと期待……。

導入

Googleアカウントがあれば比較的あっさり作ることができる。サブドメイン式なので、何かユニークなサブドメインを決める必要がある。

サインアップ
サインアップ
Googleアカウントで
Googleアカウントで
情報入力
情報入力
利用用途を答えてカスタマイズ
利用用途を答えてカスタマイズ
チームメンバーがいれば登録(スキップ可)
チームメンバーがいれば登録(スキップ可)
作業スペース作成。英数字のみ
作業スペース作成。英数字のみ

スペース名が英数字のみなのは少し残念だが、私はだいたい半角英数でプロジェクトコードを決める傾向があるので、なんとかなるか。

ダッシュボードとページ作成

ダッシュボード
ダッシュボード

ダッシュボードでは自分の最近の作業内容から選ぶか、スペースを選んで情報を編集する。

ページ
ページ

ページは書式もリッチ。右上の三点メニューからラベル(タグ)を追加することもできる。

ドラッグ&ドロップでファイルを追加できる。

階層や設定が複雑

ダッシュボード>スペース>プロジェクト>ページという階層があり、ページにはさまざまなテンプレートがあり、そのうちの一つ「ブログ」はプロジェクトの中で特別見やすい場所にあり……といろいろな要素があるため、慣れるまでは戸惑いがち。

設定画面などもさまざまなところに散らばっていて把握しづらい。設定項目もものすごく多く、リッチな反面、とっつきにくい。

挿入できるものが多すぎて探しづらい

ページとして挿入できるテンプレートが山盛りある。これも多機能とトレードオフなので仕方がない。慣れて、どこに何があるのかわかってきたら、問題なくできるかも。

添付

Confluenceでは問題なくpdfをノートに挿入することができた。後述するがScrapboxは画像のみなので、この点はConfluenceに軍配が上がる。

IPhone アプリ

アプリはある。ただある程度機能は限られる。

ノートの作成、更新、閲覧はできる。

スペースの作成はできない、など制約はけっこうある。

Scrapbox

Scrapbox – チームのための新しい共有ノート

こちらはConfluenceに比べると、シンプルな見た目をしている。

思想の根底はWikiっぽい。タグや、空リンク張ってからのページ作成、などが行える。

これは小規模な組織に向いてそうな予感がする。プライベートの情報を置いてみることにした。

添付が画像のみに限られる

PDFなどのファイルアップロードに対応しておらず、画像ファイルのみ。学校から来る書類をScanSnapでPDF化することが多いため、画像にするとなると1アクション増えることになる。ちょっときびしい。

IPhone

スマホからWebアプリにアクセス。そのため、できることはPCからやるのとほぼ同じ。

ほかのナレッジベース

これまでにもいろんなナレッジベースを見たり検討したりしてきたので、参考まで。

esa.io

esa – 自律的なチームのための情報共有サービス

試したわけではないのだが、割と便利そうかなーと思っているのはesa.io。1ユーザー500円/月かかる。大した額ではないのだけれど、個人利用でそれだけのメリットを出せるかな……と思うとちょっと躊躇してしまう。大した額じゃないんだけどね。

Tiddly Wiki

Tiddly Wiki

「ひとりWiki」の名にふさわしい。ローカルでHTML単体で動作し、情報を書き込んでいく。クラウドではないので、別のPCからアクセスするにはDropboxなどに置く必要がある。

完全に無料。ただ情報量が蓄積していった時に動作が重くなったりしないかな……というのはやや不安。

PukiWikiとかを自分でレンタルサーバーに作るのもいいのだが、家人からのアクセスを考えるといろいろセキュリティ面も考えねばならず、うーん、となる。あとWikiの文化を家人に教えられる気がしない。

Evernote

最高のメモアプリ – Evernote で大切なノートを整理

本当はEvernoteがナレッジベースの役割を果たしてくれればいちばんいいのだけれど、組織単位ではなく個人単位での利用が中心のインターフェイスなので、組織のナレッジベースとしては、うまく回せる気がしない。運用にけっこう気を遣わないと、個人と一緒に情報が散逸しそうな気がする。

プリントや書類PDFの類いを全部ここに突っ込んでいる関係でやや動作が重たく、軽い情報を入れると埋もれてしまいそうで不安。

うーん、普通、一人で運用するならこれが最適解なんだろうけどなー。

あまりに情報を入れた結果、「ローカルクライアントを入れるとストレージを圧迫する」「webアプリに接続すると待たされる」という状況になってしまい、なかなかきびしいものがある。まあそれは他のアプリでも大同小異になるかもしれないので、適切に分割することが大切なのかもしれない。

OneNote

OneNoteも有効なナレッジベースとして機能してくれる。今まで仕事の内容は割とOneNoteに置いていた。だいたいパソコンにOfficeが入っているので、OneNoteもある。

documize

https://www.documize.com/

DocumizeはGo言語製のドキュメント管理アプリケーションらしい。ベースがJoomlaなのかな?

serverあれこれ: DockerでDocumize、MySQL5.7がインストールされたコンテナ(Alpine3.7)を構築する

  • 無料プラン 10 usersまで
  • We provide 35% discount for qualifying academic institutions

サーバーインストール型でも10ユーザーまで無料とのこと。それは珍しい気がする。

friyay.io

https://www.friyay.io/

  • 無料プランあり
    • Unlimited members
    • Unlimited Collaborators & Guests
    • Unlimited Cards and Views
    • File uploads: up to 50MB
    • 3 integrations

slite

https://slite.com/

  • 無料プランあり
    • 50 shared docs/month
    • Unlimited private docs
    • Unlimited members
    • 3 integrations

helpjuice

https://helpjuice.com/

一番安いプランは4ユーザーまで$120。

様々なグループウェア

中規模以上の会社ではグループウェアを導入しているところも多いだろうし、その場合、ある程度ナレッジベースの役割をグループウェアに依存しているところも多いだろう。Garoon、Desknet’sなどだろうか。

あまり海外でそういうオールインワンのグループウェアがあるという話を聞かない。開発系のプロジェクトマネジメントソフトはいっぱいあるから必要な人はそれを使っているのだろうか。

まとめ

Atlassian安定。

Confluenceは少々複雑だが、できることは多いし、使いこなせば使いこなすほど便利そう、という印象を受ける。私にとっては、

Scrapboxは逆に使いこなすと奥が足りないかもしれない。なんでも突っ込んでタグで整理するという思想は好ましいのだが。

参考

無料のナレッジベースConfluenceとScrapbox

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